La organización documental es una tarea que muchas veces se deja para después, pero que resulta esencial cuando llega el momento de enviar archivos a una empresa especializada en custodia. Para facilitar este proceso y evitar contratiempos, lo ideal es realizar previamente un inventario detallado, tanto a nivel de carpeta como de caja. En este blog post, te guiamos paso a paso para que prepares tu inventario de manera eficiente.

Paso 1: Clasifica tus Documentos

Antes de pensar en cajas, comienza por ordenar los documentos por tipo: contratos, facturas, informes, expedientes, etc. Esto te ayudará a mantener una estructura lógica y facilitará futuras consultas.

Paso 2: Agrúpalos en Carpetas

Cada grupo de documentos debe colocarse en carpetas bien rotuladas. La información mínima recomendada en cada etiqueta es:

• Nombre del contenido (Ej. Facturas 2022)


• Fecha o rango de fechas


• Departamento o área de la empresa

Este nivel de organización es clave para evitar pérdidas o confusiones.

Paso 3: Prepara las Cajas

Una vez agrupadas las carpetas, comienza a llenarlas en cajas de archivo. Asigna un número o código a cada caja (por ejemplo: CAJA-001, CAJA-002...). Cada caja debe contener un listado interno de las carpetas que lleva, con los mismos datos rotulados anteriormente.

Paso 4: Crea tu Inventario General

Puedes usar una hoja de cálculo para armar tu inventario. Las columnas básicas que deberías incluir son:

• Número de caja


• Número o nombre de carpeta


• Tipo de documento


• Fecha


• Departamento


• Observaciones (si aplica)

Este inventario será la base documental que compartirás con la empresa de custodia.

Paso 5: Revisión y Empaque Final

Antes de cerrar las cajas, revisa que todo coincida con el inventario y que las etiquetas sean legibles. Asegúrate de que los documentos estén en buen estado y que las cajas sean resistentes para el traslado.

Paso 6: Coordinación con la Empresa de Custodia

Con tu inventario listo, estarás en una posición ideal para coordinar cuando tu creas conveniente con la empresa especializada. Ellos podrán validar el contenido, ingresar la información a su sistema y garantizar una trazabilidad adecuada de tus archivos.

Conclusión

Tener un inventario previo bien hecho no solo te ahorra tiempo y dolores de cabeza, sino que garantiza que tu información se maneje con profesionalismo desde el primer momento. Convertir una pila de papeles en un sistema organizado es el primer paso para una gestión documental segura y eficiente.